Eltern-Checkliste: Ämter & Behörden

Mit der Geburt Ihres Babys kommen auf Sie einige zu erledigende Formalitäten und Ämtergänge zu: Geburtsurkunden, Kindergeld, Elterngeld und vieles mehr.

Mit dieser Eltern-Checkliste für Ämter und Behörden erhalten Sie einen Überblick und sehen welche Unterlagen und Dokumente Sie benötigen.

Wussten Sie schon, dass Sie sich bereits während der Schwangerschaft jederzeit kostenlos in einer staatlich anerkannten Beratungsstelle informieren und beraten lassen können? Hier hilft vor allem die BZgA (Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung) bei der Suche nach einer Beratungsstelle.

Elternzeit

Wo?
Arbeitgeber

Wann?
Mindestens sieben Wochen vor dem geplanten Beginn der Elternzeit

Benötigte Unterlagen:
Antrag muss schriftlich erfolgen und eine Angabe über die Dauer der Elternzeit beinhalten

Mutterschaftsgeld

Wo?
Krankenkasse

Wann?
Sieben Wochen vor dem Geburtstermin

Benötigte Unterlagen:

Bescheinigung (vom Frauenarzt) über die/den Schwangerschaft/Geburtstermin
Antrag bei der Krankenkasse

Vaterschaft (falls nicht verheiratet, anerkennen lassen)

Wo?
Standesamt, Jugendamt, Amtsgericht oder Notar

Wann?
Vor oder nach der Geburt möglich (Persönliche Zustimmung der Mutter nötig)

Benötigte Unterlagen:

Geburturkunden oder Abstammungsurkunden beider Eltern (Oder eine beglaubigte Abschrift aus dem Familienbuch)
Personalausweise
Geburtsurkunde des Kindes
Zustimmung der Mutter, wenn diese nicht anwesend sein sollte

Krankenversicherung

Wo?
Bei der Krankenkasse eines Elternteils

Wann?
Schnellstmöglich nach der Geburt

Benötigte Unterlagen:

Zunächst Krankenkasse telefonisch informieren, diese schickt dann ein Formular und benötigt die Geburtsurkunde als Nachweis
Für das Kind erhalten die Eltern nach ca. zwei Wochen eine eigene Versicherungskarte
Antrag auf Familienversicherung (erhält man von der Krankenkasse)

Geburtsurkunde (Wahl Name/Familienname für das Kind)

Wo?
Standesamt des Geburtsortes oder Krankenhaus - einige übernehmen die Anmeldung

Wann?
Innerhalb einer Woche nach der Geburt

Benötigte Unterlagen:

Bargeld für die Kosten der Geburtsurkunden
Einen frankierten A4-Briefumschlag

Wenn die Eltern verheiratet sind:

Geburtsbescheinigung der Klinik
Kopie der Personalausweise der Eltern
Geburtsurkunden der Eltern und vorheriger Kinder
Ehe- oder Lebenspartnerschaftsurkunde oder beglaubigte Abschrift aus dem Familienstammbuch

Wenn die Eltern nicht verheiratet sind:

Geburtsurkunden der Eltern
Falls geschieden: Eheurkunde und Scheidungsurteil
Vaterschaftsanerkennung, Zustimmung der Mutter, Sorgeerklärung

Ausweis oder Reisepass für Ihr Baby

Für Reisen innerhalb der EU benötigt Ihr Kind einen eigenen Personalausweis. Wollen Sie außerhalb der EU verreisen, ist in Deutschland seit dem 1.1.2024 ein elektronischer Reisepass für Ihr Kind nötig. Sowohl der deutsche Personalausweis als auch der deutsche Reisepass sind sechs Jahre gültig. In Österreich muss man ihn bereits nach zwei Jahren erneuern. Sie können beide Dokumente bei Ihrem zuständigen Bürgeramt beantragen. Der elektronische Reisepass kostet 37,50 Euro. Der bisher preiswertere Kinderreisepass wurde mit Ablauf des Jahres 2023 abgeschafft. Wenn Ihr Kind bereits einen Kinderreisepass besitzt, behält dieser bis zum Ablaufdatum seine Gültigkeit.

Elterngeld

Wo?
Elterngeldstelle
(Auf den Seiten des Bundesministeriums für Familie kann man die Liste aller zuständigen Elterngeldstellen finden). Bei einigen Stellen kann der Antrag online - bereits vor der Geburt - ausgefüllt werden. Es müssen nach der Geburt lediglich die fehlenden Daten eingetragen werden.

Wann?
Nach Erhalt der Geburtsurkunde

Benötigte Unterlagen:

Bescheinigung von der Krankenkasse
Antrag auf Elterngeld
Geburtsurkunde des Kindes (extra Ausfertigung für den Elterngeldantrag)
Bescheinigung des Arbeitgebers über Zuschuss zum Mutterschaftsgeld
Kopie von Vorder- und Rückseite des Personalausweises
Meldebescheinigung (nur beim Reisepass)
Vordruck „Erklärung zum Einkommen“
Steuer-ID beider Elternteile
Steuerbescheide beider Elternteile aus dem Kalenderjahr vor der Geburt des Kindes – wenn vorhanden
Lohn- und Gehaltsnachweise der letzten 12 Monate

Kindergeld

Wo?
Familienkasse der Agentur für Arbeit

Wann?
Nach Erhalt der Geburtsurkunde und Steuer-ID des Kindes. Bis zu vier Jahre lang kann der Kindergeldanspruch rückwirkend festgestellt werden. Eine rückwirkende Zahlung ist jedoch nur für die letzten sechs Monate vor Eintragseingang möglich.

Benötigte Unterlagen: